Log kerja dan helaian masa bukan rekod yang sama

Menganggap setiap kali entri sebagai helaian masa menjadikan semakan lebih sukar daripada yang sepatutnya. Seorang pengurus biasanya memerlukan dua pandangan. Pada peringkat tugasan, mereka memerlukan konteks yang mencukupi untuk memutuskan sama ada entri tergolong dalam projek dan sama ada ia boleh dibilkan. Pada peringkat minggu, mereka perlu tahu sama ada rekod orang itu lengkap.

Itulah sebabnya perbezaan itu penting. Log kerja boleh dibetulkan semasa minggu masih dalam draf. Helaian masa menjadi titik kawalan: diserahkan, dikembalikan, diluluskan atau dikunci. Kelulusan harus mengekalkan entri asas dan bukannya meratakannya menjadi satu jumlah.

Mula dan berhenti pemasa tidak mencukupi untuk kerja perkhidmatan profesional. Entri hendaklah mengenal pasti projek dan tugasan, tarikh, tempoh, sama ada ia boleh dibilkan, dan nota ringkas apabila nama tugasan sahaja tidak dapat menjelaskan kerja itu. Lebih banyak medan tidak secara automatik lebih baik; setiap medan yang diperlukan harus menyokong penghantaran, pematuhan atau pengebilan.

Gunakan peraturan tempoh yang konsisten. Tentukan sama ada orang memasukkan minit tepat, kenaikan bulat atau masa mula dan tamat. Gunakan peraturan yang sama pada belanjawan, laporan dan invois. Sistem yang menyimpan minit tetapi melaporkan jam perpuluhan mesti menggunakan satu dasar penukaran dan pembundaran yang didokumenkan.

Pengurus tidak seharusnya membaca semula setiap entri biasa dengan perhatian yang sama. Paparan semakan yang berguna memaparkan hari yang hilang, entri yang luar biasa panjang, berfungsi di luar tetingkap projek, masa yang tidak boleh dibilkan pada tugas yang boleh dibilkan dan perubahan yang dibuat selepas penyerahan.

Apabila penyemak mengembalikan helaian masa, sebabnya hendaklah dilampirkan pada rekod. Orang itu membetulkan log kerja sumber dan menyerahkan semula. Mengedit jumlah yang diluluskan dalam helaian pengebilan berasingan memecahkan jejak audit dan menyebabkan laporan penghantaran tidak segerak.

Kewajipan masa bekerja berbeza mengikut bidang kuasa, kontrak, status pekerja dan tujuan. Contohnya, Arahan Waktu Kerja EU menetapkan keperluan minimum sekitar had mingguan, rehat, rehat dan cuti, manakala undang-undang negara menentukan pelaksanaan. Lembaran masa projek mungkin menyokong rekod tersebut tanpa memenuhi setiap keperluan pekerjaan.

Tentukan sebab setiap rekod masa wujud dan tanya penasihat yang berkelayakan rekod mana yang mesti disimpan. Konfigurasi produk hendaklah mengikut dasar; ia tidak sepatutnya dianggap sebagai nasihat undang-undang.