سجلات العمل والجداول الزمنية ليست نفس السجل

إن التعامل مع كل إدخال مرة كجدول زمني يجعل المراجعة أصعب مما ينبغي. يحتاج المدير عادةً إلى وجهتي نظر. على مستوى المهمة، يحتاجون إلى سياق كافٍ لتحديد ما إذا كان الإدخال ينتمي إلى المشروع وما إذا كان قابلاً للفوترة. على مستوى الأسبوع، يحتاجون إلى معرفة ما إذا كان سجل الشخص كاملاً.

ولهذا السبب يهم التمييز. يمكن تصحيح سجل العمل بينما لا يزال الأسبوع في المسودة. يصبح الجدول الزمني هو نقطة التحكم: تم إرساله أو إرجاعه أو الموافقة عليه أو قفله. يجب أن تحافظ الموافقة على الإدخالات الأساسية بدلاً من تسطيحها في إجمالي واحد.

لا يعد مؤقت البدء والتوقف كافيًا لعمل الخدمات الاحترافية. يجب أن يحدد الإدخال المشروع والمهمة، والتاريخ، والمدة، وما إذا كان قابلاً للفوترة، وملاحظة قصيرة عندما لا يتمكن اسم المهمة وحده من شرح العمل. المزيد من الحقول ليست أفضل تلقائيًا؛ يجب أن يدعم كل حقل مطلوب التسليم أو الامتثال أو إعداد الفواتير.

استخدم قواعد مدة متسقة. حدد ما إذا كان الأشخاص يقومون بإدخال الدقائق الدقيقة أو الزيادات المقربة أو أوقات البدء والانتهاء. قم بتطبيق نفس القاعدة على الميزانيات والتقارير والفواتير. يجب على النظام الذي يقوم بتخزين الدقائق ولكن يقوم بالإبلاغ عن الساعات العشرية أن يستخدم سياسة تحويل وتقريب موثقة واحدة.

لا ينبغي للمديرين إعادة قراءة كل إدخال عادي بنفس القدر من الاهتمام. تعرض طريقة عرض المراجعة المفيدة الأيام المفقودة، والإدخالات الطويلة بشكل غير عادي، والعمل خارج نافذة المشروع، والوقت غير القابل للفوترة في مهمة قابلة للفوترة، والتغييرات التي تم إجراؤها بعد الإرسال.

عندما يقوم المراجع بإرجاع جدول زمني، يجب إرفاق السبب بالسجل. يقوم الشخص بتصحيح سجل العمل المصدر وإعادة الإرسال. يؤدي تحرير الإجمالي المعتمد في ورقة فوترة منفصلة إلى قطع مسار التدقيق وترك تقارير التسليم غير متزامنة.

تختلف التزامات وقت العمل حسب الاختصاص القضائي والعقد وحالة العامل والغرض. على سبيل المثال، يحدد توجيه وقت العمل في الاتحاد الأوروبي الحد الأدنى من المتطلبات حول الحدود الأسبوعية والراحة وفترات الراحة والإجازات، بينما يحدد القانون الوطني التنفيذ. قد يدعم الجدول الزمني للمشروع تلك السجلات دون تلبية جميع متطلبات التوظيف.

حدد سبب وجود سجل في كل مرة واسأل المستشارين المؤهلين عن السجلات التي يجب الاحتفاظ بها. يجب أن يتبع تكوين المنتج السياسة؛ ولا ينبغي التعامل معها على أنها مشورة قانونية.