Du travail approuvé à la facture : le processus projet-encaissement d’une agence

La course du vendredi commence souvent bien avant vendredi. Un consultant impute son temps à la mauvaise tâche. Un manager approuve la semaine sans le remarquer. La finance reçoit un tableur sans contexte et demande à l’équipe de reconstruire l’histoire. La facture tarde parce que la preuve a perdu son sens avant le début de la facturation.

Un flux connecté conserve ce contexte tout en changeant volontairement le statut du dossier. Le journal dit que le travail a eu lieu. La feuille de temps ferme une période. L’approbation confirme la validité. La revue non facturée décide si et comment facturer. La facture présente la créance au client. Paiement et comptabilité complètent une autre partie de l’histoire financière.

Un bon journal contient la personne, la date, la durée, le projet, la tâche, l’état facturable et une description suffisante. Sa saisie doit rester simple et proche du moment du travail. Demander de reconstituer toute une semaine de mémoire affaiblit à la fois le pilotage et la preuve de facturation.

La feuille de temps a un autre rôle : regrouper les entrées dans une période contrôlable et rendre visibles jours manquants, total d’heures, congés, travail non facturable et modifications tardives. La soumission crée un objet stable sans prétendre que chaque entrée est identique.

L’approbation doit confirmer que le dossier est complet, exact et rattaché au bon projet. Elle ne doit pas décider silencieusement chaque question commerciale. Une heure valide sur un forfait fixe affecte coût et avancement même si elle ne devient jamais une ligne de facture.

La revue du non-facturé est la porte commerciale. Elle rapproche temps et dépenses approuvés du modèle de facturation, des taux, plafonds, jalons, soldes de forfait, factures antérieures et décisions d’exclusion. C’est ici que se traitent geste commercial, dépense non refacturable, dépassement de plafond ou report au prochain cycle.

Le brouillon doit hériter du client, de la devise, de l’adresse, du traitement fiscal, des conditions de paiement, de la référence projet et des lignes contrôlées. Une revue explicite avant émission reste nécessaire. L’automatisation supprime la ressaisie ; elle ne supprime pas la responsabilité.

Gardez le lien entre ligne et source. Si le client demande pourquoi 17,5 heures apparaissent, la réponse ne doit pas dépendre de la mémoire de la personne qui a assemblé le document. La même traçabilité empêche de facturer deux fois un dossier approuvé.

Après émission, suivez ce qui arrive : envoyée, échue, partiellement payée, payée, contestée, annulée ou passée en perte selon vos règles. La transmission comptable doit aussi montrer son succès ou son échec. Une pastille verte « synchronisé » sans référence externe ni erreur visible n’est pas un contrôle.

L’état de facture n’est toujours pas une politique de reconnaissance. IFRS 15 reconnaît le revenu lorsque les biens ou services promis sont transférés, parfois progressivement lorsque les critères sont remplis. Calendrier de facturation et trésorerie peuvent différer. Gardez preuve projet, événements facture, résultat comptable et paiement reliés mais distincts.

Les meilleures mesures révèlent les frictions : délai de soumission après fin de période, attente d’approbation, valeur approuvée non facturée, nombre d’exceptions, délai brouillon-émission, transmissions comptables rejetées et jours avant paiement. Un total de facture ne montre pas où le processus bloque.

Commencez avec un vrai projet. Suivez une heure et une dépense de leur source au règlement. Nommez le responsable et la condition de sortie de chaque porte. La faiblesse apparaîtra vite ; la réparer vaut souvent davantage qu’ajouter un tableur de fin de mois.